年史をつくることが決まったら、社内に編集委員会（編纂委員会）や事務局を立ち上げる必要があります。編集委員の人数は多すぎると会議の日程調整や意見をまとめるのに苦労することもあります。委員の人選には以下の点を心がけましょう。

経営者や幹部社員にものがいえる人物

年史・記念誌の制作にあたっては、経営者ら幹部とのやりとりが欠かせません。時には原稿の催促など、一般社員にはやりづらい業務も発生します。経営者らからの信頼が厚く、ときには忠言ができるような方が事務局にいると、進行がスムーズになります。

各部門・部署のリーダー

制作のためには資料整理や関連原稿のチェックなどに、各部門・部署の協力が不可欠です。日常業務で追われるスタッフの方々に、制作協力をお願いしてまわるのは大変です。上司から制作協力の指示を出してもらえば、スムーズに協力してもらえます。

フットワークの軽い若手のスタッフ

制作業務の中にはパソコンを使ったデータ作成やデータのやりとり、資料の整理や写真撮影など、OA機器の操作や体力が必要なものが多々あります。フットワークの軽い若手のスタッフを加えることで、制作担当者の事務的・体力的な負担を軽減することができます。

年史・記念誌の制作にかかる期間は、条件によってさまざまです。最低でも６か月、通常でも１～２年はほしいところです。大規模なものの場合は、制作期間が３～５年ということも珍しくありません。

制作期間を左右する条件

「周年の記念式典に配布する」など、発行の締め切りが確定している場合は特にスケジュール管理が重要です。
制作期間は大きく以下のように分けられます。

「原稿があれば本はできる」と思いがちですが、文章が集まっただけでは本にはなりません。企画や資料整理・原稿の内容確認など予想以上の時間がかかる業務が多く、スケジュールが遅れることになりがちです。

通常業務を行いながら、制作業務を進めるのは大変です。本業の忙しい時期は、特に社員らスタッフの負担が大きくなります。

年史・記念誌制作プロである編集プロダクションの活用をおススメするケース